Conveying the right mood in emails

Here are a few smart tricks that can help you avoid misconceptions in mail communication. We don’t have the same tools in text as we do when talking face to face. This makes it important to be extra positive and careful in choosing your words to avoid being perceived incorrectly. Here are a few things to think about before sending that e-mail away: 

Think of how the receiver will perceive the message;

  • Appreciation is always welcomed, and e-mails are no exception.
  • Keep it short, concise and structured.
  •  Answer even if you don’t have time to provide a complete answer, an answer including “I’ll get back to you” is always more appreciated than nothing at all.
  • Make your purpose clear, even in the opening sentence and subject.
Meaningful subject

Most people today are used to receiving at least a few e-mails a day. And without a meaningful subject, it’s easy to overlook it when sorting the mailbox. It’s therefore important to write a purposeful subject that carefully conveys the purpose of the e-mail. Also, don’t leave the most important word for last, it might not be seen at all. The subject should be able to right away convey your purpose of the e-mail and in that way it will be more prioritized.

Structure the content

Due to readability it’s important not to include never-ending strings of text. Use breaks and titles to package the message and make it more appealing to read. The receiver should easily be able to understand the content and not be overwhelmed by a long paragraph or two.

Engaged opening phrase
Always start the mail with a genuine interest of the receiver, for example; “Hi (name), hope everything is well…” and don’t be afraid to send away som well appreciated feedback for a well completed task or pleasant meeting last time you saw each other.

Be stingy with new conversations in old mail threads

Be careful to not convey your message through old e-mails. The message will easily get lost in the whirlwind of old conversation. Also, if the subject isn’t the same, it might confuse the reader when trying to say something different. If you want to use an old thread, be careful to change the subject and make it obvious of why you’re using it.

Ask instead of directing someone
No one likes to be told what to do, and the same goes for e-mails. Instead of writing “Do that” which easily can be perceived as rude or bossy, recalibrate and say something like “will you”. It’s much more of a friendly approach and will be much more well received.

Be careful with capital letters and exclamation points
Building sentences with uppercase characters can easily translate to yelling so don’t forget to turn off your capslock when writing. In addition, if you combined with this use a bunch of exclamation points it’s just bound to make it worse. A lot of exclamation points can be perceived as rude and irritating. Less is more when it comes to exclamation points so one or two is definately enough. One in the beginning like after saying hello, and one in the end after saying something like “have a nice day”. In addition, smileys can be a great way to portray feelings within a pretty generic e-mail. But the same goes to say here, less is more! One or maximum two smileys is enough, because if you use too many it can seem unprofessional or silly.

Late replies
It’s easy to forget answering an e-mail when short on time or ideas of what to answer. This does however leave the receiver sometimes thinking that they’re message didn’t come through or it will just irritate them. It’s better to send a short reply of that you’ll get back to them when you know more or similar. It’s always more appreciated with something or no reply at all and not knowing if it’ll ever happen.

Undvik clichésvar Avoid cliché answers

Klichésvar är inte alltid fel, men de löper risk för att lätt få mailet att kännas auto-genererat. De flesta e-mail har samma struktur så därför kan det vara viktigt att använda Klichéfraser i rätt syfte. Exempelvis skriver man ofta hör av dig om du har några frågor, och även om du verkligen vill veta om det finns frågor, tolkas detta ibland som auto-genererat. Några av de du kan undvika är;

  1. Se bifogad fil
  2. Tack på förhand
  3. Jag ser fram emot din återkoppling
  4. Hoppas det är bra med dig
  5. Ber om ursäkt för sent svar

Långtradiga mail utan struktur
Glöm inte att vara tydlig med vad du vill med ditt mail och gå rakt på sak direkt efter hälsningsfras.

Försök se till att mottagaren får nedan frågor besvarade:

– Vem är du?
– Vad vill du?
– Vad är anledning till att du kontaktar mig?
– Vad är nästa steg?

Undvik oengagerade avslut
Det är varken svårt eller tidskrävande att slänga in en trevlig avslutande kommentar som t.ex. ”Ha en trevlig dag!” eller ”Tack för ett gott samarbete” i slutet på ett mail och det uppfattas så mycket trevligare än ett ”/ namn”. Använd ett avslut som känns genuint och personligt anpassat. Glöm inte heller att ta bort “skickat från min iPhone” i slutet, det ser tyvärr inte så professionellt ut.

På Soluno tänker vi mycket på att hålla en trevlig ton i våra mail-konversationer. Ett exempel på någon som alltid skickar trevliga mail är Max Höög, en av våra kunniga projektledare.

Om du är osäker på hur du ska avsluta ett mail, är några av de mest använda avslutningsfraserna;

  1. Tack
  2. Mvh
  3. Vänlig hälsning
  4. Ha en fin dag
  5. Tack så mycket
Korrekturläs alltid!

Dålig stavning eller grammatik kan ge intryck av att du inte tagit dig tiden att skapa ett professionellt mail. Att korrekturläsa gäller allt och de flesta program innehåller nu stavningskontroll för att undvika misstag. Glöm inte heller att dubbelkolla att du skrivit rätt namn, oavsiktliga fel kan lätt skapa irritation.

Vi har även skrivit ett intressant inlägg om hur du förbättrar dina telefonskills, klicka på knappen för att läsa mer.

Senast uppdaterad 1 November 2019

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *