Hänvisning

Om hänvisning

Med hjälp av hänvisning kan ett företag både se till att inte störas av samtal vid särskilda tillfällen, och att inte göra kunden som ringer alltför besviken. Tjänsten finns ofta i olika företagsabonnemang och kan användas för alla tillfällen när samtalen inte ska gå fram som vanligt.

Hänvisning är ett sätt för personal att anpassa sina inkommande samtal efter sin arbetsvardag, genom att inte alltid behöva ta emot sina samtal, men ändå informera den som ringer om varför de inte kan få svar för tillfället. Hänvisning går att ställa in på såväl mobiltelefon som i fast telefon.

Hänvisningen innebär att den som ringer får ett meddelande om att den de ringt till kanske är på ett möte, bortrest eller på lunch. Meddelanden är förinställda från den operatör som man använder, men ibland kan man också ställa in sina egna orsaker till hänvisningen.

  • Hänvisning kan användas med fast telefon och mobiltelefon.
  • De flesta operatörer har hänvisning i sina företagserbjudanden.
  • Man anpassar själv vilken hänvisning som ska gå ut när.
  • Hänvisningarna kan ställas in för att vara enstaka eller återkommande.
  • Statusen ändras från upptagen till tillgänglig automatiskt.
  • Man kan koppla på hänvisning på andras telefoner så att de slipper bli störda.
  • Man kan ange både datum och nummer för när man är tillgänglig igen.

När använder man hänvisning?

Hänvisningen kan användas för en mängd olika tillfällen. Ett populärt tillfälle är förstås under möten, där en ringande telefon kan vara mycket störande. Genom att ställa in hänvisning redan före mötet slipper man det, och sedan kan man ta emot samtalen som vanligt när mötet är slut.

Om man har återkommande möten går det också att ställa in hänvisning på samma tid varje vecka, kanske vid måndagsmötet? Självklart går det också att ställa in hänvisning för annat och för längre perioder, som vid sjukdom eller om man är på konferens en hel dag.

Det går ofta att ändra sin status direkt i sin egen telefon, men om man vill kan man också ge behörighet till exempelvis en chef att ändra ens status åt en. Kanske hamnar man i ett oplanerat möte och kan inte ta fram telefonen själv, och då kan någon annan hjälpa till.

Hur kopplar man in/ur hänvisningen?

Exakt hur hänvisningen går till varierar lite från operatör till operatör, men ofta kan man slå in ett nummer och sedan själv välja inställningar med hjälp av siffror och symboler. En viss sifferkombination för att ”ringa upp” inställningarna, och sedan andra kombinationer för att välja hänvisningsorsak.

Hänvisningarna är till stor hjälp för den som ringer och vill få tag på en, eftersom de slipper mötas bara av inget svar utan får en orsak till det och får veta när de kan återkomma. Det ger ett mycket bättre intryck hos kunden än att de själva får chansa och ringa igen.

Det är med andra ord både bra för kunden, och för företaget att använda hänvisning. Har man dessutom en bemannad växel med en telefonist eller receptionist blir det mycket lättare för dem att veta vilka personer på företaget som är tillgängliga för samtal och inte.

Glossary