Hänvisningssystem

Om hänvisningssystem

Med ett hänvisningssystem skapar du bästa möjliga förutsättning för att den som vill nå dig ska få rätt information. Hänvisningssystemet informerar tydligt om den som söks är tillgänglig, och om inte, när personen går att nå. På så sätt slipper du ringa onödiga samtal och undviker missförstånd.

Hänvisningssystemet är en del av den molnbaserade växeln, som gör kontorets kommunikation effektiv och professionell gentemot kunderna. Din företagstelefoni sköts enkelt via datorn, istället för att ha en fast telefon. Funktionerna blir fler, smidigare och smartare när allting är samlat på ett ställe – din dator.

Att ha en fungerande växel är grundläggande, men genom att lägga till ett hänvisningssystem som är synkroniserat med din kalender så tas kommunikationen till en ny nivå. Nu blir det inte längre några frågetecken kring varför ett samtal inte besvarats eller om det går bra att koppla fram samtalet.

  • Styr och planera din tillgänglighet i telefonväxeln via din kalender.
  • Markera återkommande möten eller en bokad semester på förhand så synkas dina hänvisningar automatiskt.
  • Förenkla för receptionisten genom att visa om du är tillgänglig och kan ta samtal.
  • Bestäm själv nyckelord som kalendern översätter till anknytningsstatus.
  • Se till att alltid vara hänvisad när du vill vara det.
  • Fungerar med Microsoft Exchange 2007, 2010 och Office 365.
  • Fungerar med Google Calendar om alla delar sin kalender med användaren.

Låt inte telefonen störa mitt i mötet

Planerar du din tillgänglighet i telefonväxeln i förskott, så slipper du onödiga avbrott där telefonen ringer mitt i ett viktigt möte, eller att ett samtal blir obesvarat för att du är på semester. Lägg in kommandona i din kalender så synkas hänvisningen till växeln automatiskt.

När telefonisten direkt kan se att du befinner dig i ett möte, eller kommer att göra det inom kort, så är det enkelt att ta beslutet om att inte koppla vidare samtalet till dig. Dessutom kan de ge rätt information om en bättre tid att försöka nå dig.

Kalenderkopplingen går dessutom utmärkt att använda med de vanligaste kommandona i vår app, så att din dag på kontoret blir så effektiv och lätthanterlig som möjligt. De få detaljer du behöver lära dig minimerar mängden administration kring din kalender och tillgänglighet på telefon när du arbetar.

Bestäm utformningen av funktionen själv

När du lägger in en ny bokning i kalendern så adderar du även något av dina förutbestämda nyckelord. Det kan till exempel vara ”m” för möte, eller ”se” för semester. Nyckelordern är i sin tur programmerade av dig för att ge växeln instruktioner om anknytningens status.

Om du har en telefonist så kommer denne att se att du inte är tillgänglig, då det tänds en röd ikon vid ditt namn i softphone. För att undvika att få samtal när du är på väg till ett möte så ser telefonisten även om du har något inbokat inom de närmaste 60 minuterna.

Om du lagt in ytterligare information om mötet och din tillgänglighet, så kommer telefonisten att kunna ta del av detta genom att klicka på ikonen. Självklart styr du själv vad som ska vara synligt och vilken information som ska kunna delges den som försöker att ringa till dig.

Vi på Soluno erbjuder tjänsten Kalenderkoppling – ett system som automatiskt hänvisar dig i växeln baserat på din kalender. Vill du veta mer om Kalenderkoppling och automatiska hänvisningssystem? Kontakta oss så hjälper en av våra kunniga rådgivare dig vidare.

Glossary