Svarsservice

Om svarsservice

Tänk dig att alltid vara nåbar, samtidigt som man inte behöver bli störd av ringande telefoner stup i ett. Det är tanken med svarsservice, eller telefonpassning, som kort sagt innebär att någon annan svarar på de av ens inkommande samtal som man själv inte kan eller vill svara på.

Med svarsservice ser man till att inte gå miste om några kunder, eftersom det alltid finns någon som svarar på de där viktiga samtalen som kan komma när som helst. Svarsservicen ser till att man får veta att samtalet kommit in och ger alla uppgifter som behövs för att man ska kunna ringa upp senare.

Ofta svarar personerna som arbetar med svarsservice på ett sätt som får kunden att känna sig som att hon pratar med det riktiga företaget, t. ex. genom att svara med företagsnamnet och vara väl inläst på vilka tjänster eller produkter som säljs. Det blir ett mycket trevligare bemötande än en inspelad telefonsvarare.

  • Svarsservice innebär att en utomstående person svarar på företagets samtal.
  • Det kan också kallas telefonpassning eller telefonservice.
  • Man anger själv vilken hälsningsfras som ska användas.
  • Man slipper bli avbruten av ringande telefoner hela tiden.
  • Telefonisten kan skicka vidare samtalen eller ta ett meddelande.
  • Man missar inga affärsmöjligheter eftersom kunden alltid får svar.
  • Man kan ta samtal när man själv har tid.

Hur fungerar svarsservice?

Den som vill ha svarsservice tecknar ofta ett abonnemang för detta med ett företag som är specialister på att svara och prata i telefon på ett professionellt sätt. Man brukar få ange ungefärligt antal samtal som företaget får in och kan sedan välja hur man vill att samtalen ska tas emot.

Samtalen kan skickas vidare till någon på företaget som meddelat att de är tillgängliga för att ta emot samtalet. Finns ingen tillgänglig kan telefonisten meddela att företaget kommer att ringa upp senare. Ibland kan även telefonisterna svara på de frågor som kunden har direkt eller hänvisa dem till att besöka hemsidan alternativt mejla företaget.

Med hjälp av den telefonist som tar emot samtalen blir det också lättare att se till att kunden får prata med rätt person. Telefonisten har ofta god insyn i vem på företaget som sköter vad och kan därför koppla vidare samtalen till någon som garanterat kan hjälpa kunden.

Svarsservice är bra för företaget och kunden

För företag där det inkommer mycket samtal eller där det inte alltid finns någon på plats för att svara är det, ur kundperspektiv, en bra idé med svarsservice. Kunden blir knappast nöjd över att få sitta i långa telefonköer, eller inte få svar alls, så en trevlig telefonist som svarar kan göra stor skillnad.

Det är lätt att hålla kontakt med sin telefonist eftersom det många gånger ingår en app till svarsservicen. Där kan medarbetarna ange om de till exempel är på möte, ute på lunch eller på tjänstärende, och på så sätt hålla ett bra samarbete med den som jobbar med svarsservicen.

Seriösa företag som erbjuder svarsservice är noga med att utbilda sina telefonister både i professionellt bemötande och i själva företaget som de ska representera. För kunden ska det inte kännas som något extra krångel eller jobbigt med svarsservicen, utan snarare som en helt vanlig telefonväxel.

Vill du veta mer om den svarsservice-tjänst vi erbjuder? Kontakta oss idag så berättar vi mer.

Glossary